Toekenningsvoorwaarden

Dioraphte stelt bij het aangaan van een partnerschap geen individueel contract op. Mocht Dioraphte een toekenning verstrekken dan zijn de volgende toekenningsvoorwaarden van toepassing:

A. Definities

1. In deze toekenningsvoorwaarden hebben de volgende begrippen de volgende betekenis:

Aanvraag	het verzoek van een aanvrager om een toekenning door Stichting Dioraphte voor een project, zoals ingediend via het portaal
Aanvrager	degene die de aanvraag doet voor een door zijn of haar organisatie uit te voeren project en indien sprake is van een toekenning de begunstigde organisatie
Dioraphte	Stichting Dioraphte
Gift	de toekenning door Dioraphte van een geldbedrag bij wege van schenking ter zake van een project van de aanvrager;
Maximale gift	een gift die is gebaseerd op de bij de aanvraag ingediende begroting van de kosten van het project, waarbij de aanvrager verplicht is de gift pro rata terug te betalen als de werkelijke kosten van het project uiteindelijk lager zijn geweest dan begroot
Portaal	het portaal via welke aanvragen, verzoeken en andere correspondentie bij Dioraphte moeten worden ingediend. Dit portaal is bereikbaar via https://aanvragen.dioraphte.nl
Project	de activiteit of het samenstel van activiteiten van de aanvrager, waarvoor de aanvraag wordt gedaan, als ingediend via het portaal
Projectadviseur	de voor Dioraphte op een bepaald terrein werkzame adviseur die het bestuur van Dioraphte adviseert over het verlenen van toekenningen en die aanspreekpunt is voor aanvragers bij het indienen van (voor)aanvragen
Toekenning	de overeenkomst tussen Dioraphte en de aanvrager ter zake van een gift, die tot stand komt door een toekenningsbericht van het bestuur van Dioraphte en aanvaarding door de aanvrager
Vooraanvraag	een niet bindende conceptaanvraag op hoofdlijnen, om bij de projectadviseur te toetsen of een aanvraag voor beoordeling door het bestuur in aanmerking kan komen
Voorwaardelijke gift	een gift of maximale gift waarvan de uitbetaling voorwaardelijk is aan een of meer door Dioraphte in de toekenning geformuleerde voorwaarden
Website	de website van Dioraphte, www.dioraphte.nl
Werkterrein	een van de gebieden waarop Dioraphte projecten steunt, te weten sociale initiatieven in Nederland, sociale initiatieven in enkele landen in Afrika, wetenschap en onderzoek, podiumkunsten en cultureel erfgoed.

B.   De aanvraag

2. Door het doen van een vooraanvraag of een aanvraag aanvaardt de aanvrager de toepasselijkheid van deze toekenningsvoorwaarden op die (voor)aanvraag en op de afhandeling daarvan door Dioraphte, alsmede op een eventuele toekenning.
3. De aanvraag en de aanvrager dienen, naast aan deze toekenningsvoorwaarden, te voldoen aan de criteria en eventuele aanvullende voorwaarden die blijkens de website voor het betrokken werkterrein worden gesteld.
4. De aanvrager staat ervoor in dat de in het kader van de aanvraag verstrekte informatie juist, volledig en niet misleidend is. Indien aan Dioraphte blijkt dat hiermee materieel in strijd is gehandeld, kan zij een op basis daarvan gedane toekenning geheel of gedeeltelijk intrekken en het uit dien hoofde reeds betaalde van de aanvrager terugvorderen.
5. Voor en tijdens de aanvraag is de projectadviseur het aanspreekpunt van de aanvrager, maar de projectadviseur is niet bevoegd namens Dioraphte enige bindende toezegging te doen. Het bestuur van Dioraphte beslist om op de aanvraag wel of geen toekenning te verlenen en, zo ja, in welke vorm. 
6. Alle correspondentie inzake de aanvraag en een eventuele toekenning dient voorzien van het door Dioraphte gehanteerde projectnummer te worden ingediend via het portaal.

C.   De toekenning

7. Nadat het bestuur van Dioraphte heeft besloten over toekenning, ontvangt de aanvrager via het portaal van Dioraphte een toekenningsbericht of een bericht dat de aanvraag is afgewezen. Bij een toekenning is aangegeven als sprake is van een maximale en/of voorwaardelijke gift en, in dat laatste geval, welke voorwaarden aan de gift verbonden zijn.
8. Dioraphte is over het wel of niet doen van een toekenning en de voorwaarden van een toekenning geen verantwoording of uitleg aan de aanvrager verschuldigd.
9. Door het indienen van het eerste verzoek tot betaling via het portaal aanvaardt de aanvrager de toekenning en de in het toekenningsbericht genoemde specifieke voorwaarden. De aanvrager kan dit ook eerder via het portaal kenbaar maken.
10. De toekenning creëert voor Dioraphte slechts de verplichting om, onder de daarop toepasselijke voorwaarden, de gift te betalen. Dioraphte aanvaardt geen enkele verantwoordelijkheid ter zake van het project. 

D.   Betalingen

11. Alle betalingen door Dioraphte geschieden op basis van gemotiveerde betaalverzoeken van de aanvrager die worden ingediend via het portaal van Dioraphte. Deze dienen in PDF op briefpapier van de aanvrager te zijn gesteld en rechtsgeldig te zijn ondertekend. In het betaalverzoek worden tenminste vermeld het door Dioraphte gebruikte projectnummer, het opgevraagde bedrag en de bankgegevens van de aanvrager. Betalingen geschieden slechts in euro’s en op bankrekeningen die op naam staan van de organisatie in het vestigingsland.*
12. De aanvrager dient rekening te houden met een betaaltermijn van circa zes weken. 
13. In het geval van een maximale gift of van een voorwaardelijke gift waarvan de voorwaarden niet reeds bij het betaalverzoek vervuld zijn, zal Dioraphte maximaal 90% van de gift betalen. De resterende minimaal 10% van de gift dient door middel van een betaalverzoek te worden opgevraagd na indiening van de in artikel 16 bedoelde rapportage. Betaling geschiedt na akkoordbevinding van de in artikel 16 bedoelde rapportage.
14. Bij projecten die zich uitstrekken over meerdere jaren dient de aanvrager een betaalschema met mijlpalen voor te stellen. Na akkoordbevinding van dit betaalschema zal de gift in termijnen betaalbaar worden gesteld op basis van tussenrapportages inzake deze mijlpalen. De termijnbedragen zijn opvraagbaar door een betaalverzoek via het portaal.

E.   Verantwoording

15. Indien na toekenning materiële wijzigingen voor wat betreft de uit te voeren activiteit(en), het tijdpad en de realisatie van de begroting in het project plaatsvinden, dient de aanvrager de projectadviseur  daarvan met bekwame spoed op de hoogte te stellen.
16. Na afloop van een project dient binnen 3 maanden een inhoudelijke en financiële verantwoording ingediend te worden. De aanvrager is gehouden om vragen van Dioraphte om een nadere toelichting of onderbouwing met bekwame spoed te beantwoorden.
17. Bij een maximale gift zal de definitieve toekenning achteraf worden vastgesteld op basis van de werkelijk gemaakte kosten in vergelijking tot de begrote kosten. De toekenning wordt pro rata verlaagd als het project uiteindelijk minder heeft gekost dan volgens de bij de aanvraag ingediende begroting. Eventueel teveel ontvangen bedragen dient de aanvrager terug te betalen aan Dioraphte.
18. De aanvrager die een gift krijgt is verplicht Dioraphte onverwijld op de hoogte te brengen in geval van fraude in de organisatie van de aanvrager.
19. De aanvrager die een gift krijgt is verplicht Dioraphte onverwijld op de hoogte te brengen in geval van een geslaagde cyber security aanval, zoals wanneer een e-mail account van de organisatie is gehackt.
20. Dioraphte kan te allen tijde zelf of aan een externe partij verzoeken een controle te verrichten van de besteding van de gift in samenhang met de andere kosten, baten, activiteiten en resultaten van het project. De aanvrager zal daaraan medewerking verlenen en de gegevens verstrekken om een dergelijke controle vlot en efficiënt te laten verlopen. Indien daarbij blijkt van besteding van de gift aan andere zaken dan in de aanvraag vermeld of van het bewust of ernstig nalatig verstrekken van onjuiste informatie aan Dioraphte, heeft Dioraphte het recht de kosten van de controle aan de aanvrager in rekening te brengen en de gift geheel of gedeeltelijk te verlagen en het reeds betaalde geheel of gedeeltelijk terug te vorderen.

F.   Verval van de toekenning

21. Een toekenning vervalt geheel of gedeeltelijk – zulks ter vrije bepaling door het bestuur van  Dioraphte – wanneer
    • 21.1 zich het geval voordoet, bedoeld in de artikelen 4, 18 of 20, laatste volzin;
    • 21.2 niet binnen zes maanden na de vooraf overeengekomen -of in overleg met de adviseur schriftelijk herziene- einddatum van het project het gehele bedrag van de gift is opgevraagd;
    • 21.3 de aanvrager niet (meer) voldoet aan hetgeen is bepaald in deze toekenningsvoorwaarden of aan de additionele toekenningsvoorwaarden zoals vermeld in het toekenningsbericht;
    • 21.4 de realisering van het project niet of niet geheel plaatsvindt of de aard of inhoud van het project gedurende de realisering wijzigt;
    • 21.5 naar het oordeel van Dioraphte de (financiële) rapportages over het project niet voldoen aan hetgeen is overeengekomen of redelijkerwijs onvoldoende inzicht bieden in de afwikkeling van het project en/of de daarmee gemoeide kosten en/of baten.
    • 21.6 een actie of omstandigheid van de aanvrager de integriteit, reputatie of publieke perceptie van Dioraphte mogelijk schade toebrengt. In dit geval houdt Dioraphte zich ook het recht voor om passende maatregelen te nemen om de schade te beperken.
22. Bij geheel of gedeeltelijk verval van de toekenning als in het vorige artikel bedoeld, dienen reeds (te veel) betaalde bedragen door de aanvrager te worden terugbetaald. Dioraphte kan naar eigen inzicht en discretie besluiten, ondanks het zich voordoen van een van de in het vorige artikel bedoelde omstandigheden, een gift geheel of gedeeltelijk in stand te laten.

G. Gegevens en vertrouwelijkheid

23. Dioraphte zal de gegevens inzake het project en de aanvrager slechts gebruiken voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verstrekt. Dioraphte kan zonder vooroverleg, onder oplegging van vertrouwelijkheid, met het oog op haar besluitvorming over een toekenning aan derden advies vragen inzake de aanvraag, het project en de aanvrager en Dioraphte kan dan alle informatie zoals ontvangen van de aanvrager met deze derde(n) delen.
24. Tenzij bij de toekenning anders overeengekomen, staat het de aanvrager en Dioraphte vrij om de gift van Dioraphte openbaar te maken en vice versa.

H.  Aansprakelijkheid en geschillen 

25. Op deze voorwaarden en op iedere aanvraag en toekenning is Nederlands recht van toepassing. 
26. Bij geschillen is de aansprakelijkheid van Dioraphte beperkt tot het bedrag van de gift en de daarover eventueel verschuldigde wettelijke rente en wettelijke proceskosten.
27. Iedere aansprakelijkheid van projectadviseurs, bestuurders en werknemers van Dioraphte ter zake van de afhandeling van een (voor)aanvraag of toekenning of anderszins is uitdrukkelijk uitgesloten en dezen kunnen zich jegens de aanvrager rechtstreeks op deze uitsluiting beroepen.
28. Geschillen die verband houden met een aanvraag of toekenning zullen bij uitsluiting worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Amsterdam.

* Toelichting op toekenningsvoorwaarde 11

Een gemotiveerd betaalverzoek is een betaalverzoek waarin kort wordt toegelicht waarom een specifiek bedrag op een specifiek tijdstip wordt opgevraagd. Als er bijvoorbeeld een toekenning is verstrekt voor 100 euro ten behoeve van een driejarig project en de bijdrage is bedoeld voor salarissen, dan is het onlogisch om een 90% voorschotbetaling op te vragen aan het begin van jaar één. Logischer is dan om een aantal betalingen over een periode van drie jaar overeen te komen met een eindbetaling van 10%. Bij een kortlopend project van één jaar, waar men bij de start al een 90% voorschotbetaling opvraagt, wil Dioraphte graag een korte toelichting waarom de extra financiële middelen al bij aanvang van het project worden opgevraagd.